iPhone

iPhoneを使ったタスク管理

スティーブン・ジョブスが残していった、今世紀最大の発明、iPhoneを使ってあなたを成功に導く方法を解説していきます。

成功すると言うことは抽象的すぎるので、ここでは1億円貯めると置き換えてみます。これを見て無理だなって思いましたか?ではなぜ無理なのでしょう?答えは簡単ですよ。まず貯める気が起きないからです。では、なぜ貯める気が起こらないのでしょう?

多くのコーチングや自己啓発をやっている方の話によると、抽象力をあげると成功できると言っています。1980年代からこの手の話は多いのですが、普通、人の「抽象力」というモノはそう簡単にあがっていきません。研究によると抽象力がすごく高い人は人口の0.5%程しかいません。200人にひとりの感じです。その人達は元から抽象的な考え方ができるだけで、訓練であげたわけではありません。

世の中に1億円以上の金融資産を持っている人は2%程ですから、そちらは50人に一人ぐらいはいます。つまり抽象力が高くても成功するわけじゃ無いですし、低くても、1億円程度稼げる人はかなりいるのです。

では、抽象力というのはどんなものでしょう?物事を『俯瞰』して見れる力と言うとわかりますか?わかればあなたは抽象力が高いので、この章を読む必要はないですし、わからなければ、時間があるときにここを読んで下さい。

「俯瞰してみる」というのは簡単に言うと、物事の全体像を把握してやるべきことを見つけ出すことです。よく「一を聞いて十を知る」なんて言葉を聞いたことがありますね。こんな人が抽象力の高い人です。逆に言えば普通の人は「一を聞いても、一わかるか、わからない」という感じです。こんな人はスティーブ・ジョブズが言うところの99.8%の「残された人(for the rest of us)」なのです。アップルの成功は、この残された人向けのプロモーションが上手かったからだと思います。

ですから抽象力がそれほど高くない普通の人が1億円貯めようとすると、「フルマラソンをしていてゴールが見えていない状態」になるので非常につらくなってきます。抽象力の高い人は、今現在、自分がどこら辺を走っているかを、全体の1/10ぐらい走っただけで把握ができる感じです。それに対し、普通の人はゴールが見えないのでリタイヤしてしまったり、ずっと苦痛に耐えながらゴールを目指していくのです。

240_F_145471371_O3cOhnaZ2SrSEjQc0I2oCsOgpqr6Tsfh.jpg

これは人生に似てますよね?ではどうやったら、ゴールまでの距離を把握できると思いますか?まず、一度コースをすべて歩くなり、ゆっくり走るなりをしてゴールまでの距離を知ることが必要になります。これが前章で言う「すべてのタスクの把握」です。受験戦争も就職戦争も成功への道も、ゴールが見えないと挫折しやすくなります。これは頭が悪いからじゃ無く、要領が悪いだけです。

さぁ、ぼんやりゴールが見えてきましたね。

では、どうしたらよいのでしょう?全部覚えて全部把握できれば、それに越したことはありませんが、それはかなり過酷です。言うなれば、追い回しから修行をして板前になるぐらい、つらくて厳しく、しかも途中でやめちゃうと、もうそこで終わりです。それではよほど我慢しないと成功できないんじゃないか、と思われると思いますが、ここからが話の肝です。

あなたが、タスクを中途半端なところで投げ出してしまうとすれは、それは「やろうとしていること」のタスクが大きすぎて、こなせないからです。定食屋のアルバイトがフランス料理のフルコースを作れと言われているようなもので、あなたの脳は苦痛を感じ、拒否してしまいます。逆にタスクの抽象性を「自分ができるところ」まで下げる事ができれば、挫折することは少なくなります。

前章でも言いましたが、普通の人は「フランス料理のフルコース」をつくるなんて目標を立てて、実行してはいけないんです。どうです「1億円貯める」と似てません?

抽象力が高いと1億円貯めやすそうですが、普通の人が貯められないのは、『ゴールが見えないマラソン』だからです。でも、抽象力が低い人でもお金持ちの人は沢山います。親の財産を受け継いでお金持ちは人口の0.1%しかいません。千人いたら一人ですね。ですから、自力でお金持ちになったひとも少なくないんです。あなたとその人に、そんなに能力差があると思いますか?

つまり普通の人が、抽象力を高くすることなく、職人さんのように長い修行をすることなく、簡単に成功するためにはどうしたら良いのか?答えはiPhoneに有ります。

GTD(Getting Things Done)と言う考えがありますが、私のコーチングもこれに似ています。でもGTDではサブタスクがどうしても多くなるため、階層化が必要となり、多くの人には不向きです。iPhoneには有料アプリで「OmniFocus 3」という非常に優秀なGTD管理ソフトがありますが、階層化してしまうと可視化が上手く行えません。これ以上詳しくは書きませんが使いこなすのが難しいと言うことです。

240_F_39093955_zbvroHpYZkiXRLm8BtTjjp6N1B5jmMsb.jpg

iPhoneが出た頃は、ここまでiPhoneが使えるようになるとは夢にも思っていませんでした。現在ではiPhoneとアプリがあれば、受験勉強板前の修行という苦行から解放されて、成功までの道のりが、割と簡単に手に入ります。それでは具体的内容について書いていきます。

細かいアプリのことはおいおい詳しく書きますが、わかりやすく簡単に書くと、タスクの可視化の補助をアプリで行うのです。もし、あなたが抽象力があまり高くない普通の人だとして、物事が進まない一番大きな理由は「可視化」ができてないんです。

どういうことかというと、「やらなければならないこと(タスク)」や、その「手順」を覚えようとするので、覚えることが多くなりすぎて、覚えきれない事が挫折するきっかけになるです。『現在やってるタスク』の次の手順は、いま覚える必要は無いのです。今やることに全身全霊集中すれば、「やらなきゃいけないこと(タスク)」が、難なくこなせます。ほら、勉強とか仕事をしなければいけない時ほど、他のことが気になるという「アレ」がなくなります。そう、あなたは「今やらなきゃいけないこと」の、どの辺をやっていて、いつまでにそれを終わらせなければいけないか、だけを把握しておけば、あとはアプリがあなたを導いてくれます。

ではもう少し、マインドマップを使ってタスク管理に必要なプロジェクト、タスク、サブタスクの関係を具体的に書いてみましょう。

掃除の手順

既出ですが上記の「掃除の手順」のマインドマップはiPhoneのithoughtsというアプリで作ったものです。「バス(風呂の掃除)」というタスクから、さらに20のサブタスクが発生しています。「タオルなどを洗面に移動させる」や「全体に水をかける」などのタスクがそれです。右端上から5番目の「バスタブを洗う」というタスクから見ると「バス」は「プロジェクト」になり、「バス」というプロジェクトには「バスタブを洗う」というタスクを含む20のタスクで構成されています。「バス」を掃除することは、「水回り」から見ると、タスクになり、「水回り」が「バス」のプロジェクトになります。「水回り」からみると「バスタブを洗う」は「バス」のサブタスクになります。大きなプロジェクトから細かいタスクやサブタスクが生じ、これを階層と呼びます。

タスク管理の最も難しい点は、「バス」に含まれるタスクは「洗面」から見ると「バス」の階層に含まれるため見えません。これが可視化をする上での大きな障害になります。階層化をすることは一見よく整理されているように見えますが、ものが見えなくなってしまう問題点も含んでいます。

また、「バス」というプロジェクトにも、20個のタスクが含まれます。実際20個もタスクがあると、これを覚えるのに結構な労力が必要です。仮に「バス」と同じように「洗面」、「トイレ」、「キッチン」にもそれぞれ20個のタスクが含まれるとしたら、「水回り」というプロジェクトの中には80個のサブタスクが含まれることになります。『職人さんのやり方』では、長い月日をかけてこのサブタスクをすべて覚えないと、水回りは卒業になりません。そのためプロでは水回りを完全に覚えるだけでまる1年はかかると言います。ここが掃除が苦手な人を作る要因になります。

でももし、一回に4つのタスクだけをこなすのであれば、そんなに難しくありません。4つというのは誰にでも覚えられる数です。今日は水回りの掃除をすると決まれば、やらなければいけないタスクは80個で、そのうち4つだけ覚えて、それに集中し、終われば次のタスクがまた4つリマインドされたなら、非常に簡単に「水回り」を掃除することができます。これがiPhoneを使ったタスク管理です。「バス」のタスク20個を覚えた上に、次にやる「洗面」や「トイレ」のタスクのことを考えるため、集中力に欠き、今やってるタスクすらおぼつかなくなるのです。少ないタスクに集中しあとはiPhone任せにするのが21世紀のタスク管理なのです。

つまり、Todo List系のアプリとカレンダー系のアプリがあればタスク管理は8割方済んでしまいます。あと、マインドマップのようなアプリがあれば、タスクの細分化も可視化できてわかりやすいです。ですが、実際はiPhoneの画面は小さいのでマインドマップは普通の紙に描いた方が現実的です。私はマインドマップではなく、「情報カード」をボードで使用していますが、時間が許せば、この情報カードにも解説していくつもりです。

これまでの流れを簡単に説明すると、

①やりたいことを、マインドマップ等を使って細分化して可視化する
②細分化できる最小単位のタスクまで分解したら、それを終わらせる期限を付ける
③さらにTodoリストとカレンダーのアプリを連動してリマインドする。

ほらこれで、遊んでいても受験生のお母さんのようにiPhoneがあなたがするべきことをすべき時に教えてくれます。GTDに非常に似ていますが、GTDは階層化していくため全体の可視化ができにくく、抽象力が低いと、全体の把握ができないため、エンドレスマラソンに陥りがちです。市販のアプリや無料アプリでじゅうぶんなのでiPhoneを大いに活用しましょう。

ちなみに私が使用しているアプリは
icloud
Wunderlist
Fantastical2
TapForm5
ithoughs
ぐらいです。このアプリの組み合わせで私は十分だと思います。

<追記>
WunderlistはMicrosoftに吸収されて,今後突然使えなくなる可能性があるので、Things3に移行しました(2019年5月24日)

<他のコンテンツ>
コーチングとは何か?
掃除が上手い人が経営者にむいているわけ
見えると全てが出来るようになる!
最もわかりやすいタスク管理法
iPhoneだけでできるコーチング理論
気がつかないうちに出来ている無意識の法則
不可能を可能にする変性意識状態の謎
なぜ「香りのコーチング」を受けると成功脳になるのか?

コーチングの基本へ戻る
_______________________________________
Copyright © 2018 Richard Iwaki